info@campcommongrounds.nl tel: +3188 422 4800

Algemene voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN CAMP COMMON GROUNDS

Amersfoort, 3 juni 2021
Bedrijfsnaam: NieuwbouwMedia BV
Adres: De Remise 10, 3811ME Amersfoort
KvK-nummer: 64965449
BTW-nummer: 855924780B01

E-mailadres: info@campcommongrounds.nl 

Deze voorwaarden voor huurders van Camp Common Grounds zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en overige afspraken aangegaan door Nieuwbouwmedia BV, statutair gevestigd te Amersfoort, hierna te noemen “verhuurder” of “Camp Common Grounds”. Onder “huurder” wordt verstaan de contractpartner van verhuurder. De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden van de huurder wordt hierbij van de hand gewezen.

EVENEMENTEN

Voor een evenement gelden de volgende specifieke bepalingen:

  1. Het is huurder niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van verhuurder het gehuurde voor een ander doel te gebruiken dan omschreven in de overeenkomst of het gehuurde (gedeeltelijk) onder te verhuren aan derden.
  2. Huurder is verplicht om een locatiemanager af te nemen vanaf het moment dat de huurperiode ingaat (vanaf de eerste opbouwdag). Tijdens de huurperiode is de locatiemanager namens verhuurder het eerste aanspreekpunt van huurder. Huurder dient de locatiemanager te allen tijde (tijdig) te informeren over bijzonderheden of afwijkingen ten opzichte van de overeenkomst. Huurder is te allen tijde verplicht instructies van de locatiemanager op te volgen. Indien huurder zich – na waarschuwing – niet aan de instructies van de locatiemanager houdt, is verhuurder gerechtigd maatregelen te treffen, waaronder het evenement geen doorgang te laten vinden of het gehuurde te doen ontruimen.
  3. Indien huurder voor het evenement gebruik wenst of dient te maken van beveiliging, catering, audio visuele middelen en/of schoonmaak, kan dit eventueel via de vaste partners van verhuurder. Verhuurder zal huurder op verzoek een offerte sturen met betrekking tot deze additionele diensten, dan wel huurder in contact brengen met de betreffende partners. Wanneer wordt verzocht een offerte te maken zal huurder 10% organisatie fee in rekening brengen.
  4. Huurder zal de geluidsnormen van het gehuurde niet overschrijden: In verband met de nachtrust van omwonenden en nachtdieren dient het geluid om 22.00 uur uit gezet te worden en dient het om 23.00 uur muisstil te zijn.
    • Buiten de rijhal is het niet toegestaan om versterkte muziek af te spelen;
    • Binnen de manegehal mag het geluidsniveau maximaal 80dB (A) bedragen;
    • Er dient ten alle tijden voldaan te worden aan de (geluids)normen uit het activiteitenbesluit.
  5. Verhuurder behoudt zich het recht voor aanvullende of specifieke bepalingen te stellen voor (een) evenement(en). Deze bepalingen zullen gelden in aanvulling op deze voorwaarden en voorafgaand aan het evenement aan huurder worden gecommuniceerd.
  6. Tijdens de huurperiode dient huurder alle aanwijzingen van verhuurder op te volgen.
  7. Verhuurder heeft het recht om met het oog op een (dreigende) calamiteit respectievelijk ter voorkoming van (dreigende) ongeregeldheden alle zich in het gehuurde aanwezige personen uit het gehuurde te (laten) verwijderen. Verhuurder is niet aansprakelijk voor eventuele kosten en schade, welke als gevolg van deze ontruiming voor huurder mogen ontstaan. Huurder vrijwaart verhuurder in dit kader tegen eventuele kosten en aanspraken van derden jegens huurder.

Het organiseren van evenementen op het terrein van Camp Common Grounds is alleen toegestaan na schriftelijke overeenkomst met verhuurder (een door huurder en verhuurder ondertekende overeenkomst (“de overeenkomst”). Zonder schriftelijke toestemming van verhuurder is het huurder niet toegestaan de ruimtes te gebruiken voor een ander doel dan waarvoor deze verhuurd zijn, of het gehuurde geheel of gedeeltelijk aan derden in huur, onderhuur of gebruik af te staan. Bijzondere activiteiten die niet in de overeenkomst staan genoemd (soundcheck, opening, opname etc.) moeten door huurder altijd ruim van tevoren gemeld worden aan verhuurder.

**OFFERTE EN OPTIES **

Op basis van beschikbaarheid kan verhuurder aan huurder een optie op een locatie geven. Verhuurder kan in haar bevestiging aan huurder een geldigheidsperiode aan de optie verbinden. Indien geen geldigheidsperiode aan de optie is verbonden, vervalt de optie 14 dagen na de datum die op de laatste offerte is vermeld. In alle gevallen geldt dat indien verhuurder aan huurder vraagt om een optie te bevestigen (bijvoorbeeld vanwege een nieuwe aanvraag voor de locatie en datum), huurder binnen 48 uur dient te bevestigen of zij de optie al dan niet wil bevestigen. Blijft een tijdig bericht uit, dan vervalt de optie van huurder.

Verhuurder zal huurder op verzoek een offerte voor de huur toesturen. Hoewel verhuurder grote zorgvuldigheid betracht bij het opstellen van een offerte, kan het voorkomen dat hier fouten of onvolledigheden insluipen. Verhuurder heeft het recht dit te corrigeren. Indien op de offerte niet anders staat vermeld, is deze 14 dagen geldig. Verhuurder kan huurder niettemin vragen de offerte eerder te bevestigen (bijvoorbeeld vanwege een nieuwe aanvraag voor de locatie en datum). Indien verhuurder dit aan huurder verzoekt, dient huurder binnen 48 uur te bevestigen of zij de offerte al dan niet en onverkort accepteert. Blijft een tijdig bericht uit, dan vervalt de offerte.

Totdat de overeenkomst tot stand is gekomen is verhuurder gerechtigd iedere optie en huuraanbod te allen tijde te herroepen zonder dat verhuurder gebonden is enige schadevergoeding te betalen, bijvoorbeeld indien grootschalige evenementen, noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden, e.d., daartoe aanleiding geven, onder gehoudenheid van restitutie van het reeds betaalde.

**BEVESTIGING EN FACTURERING **

Voor de bevestiging van de boeking zendt huurder aan verhuurder een voor akkoord ondertekend exemplaar van de offerte.

Na ondertekening van de offerte ontvangt huurder één aanbetaling factuur, of twee aanbetaling deelfacturen (ter vrije bepaling van verhuurder). De betaaltermijn bedraagt 14 dagen te rekenen vanaf de datum van de factuur. Het totale bedrag van de huur en overige diensten (of een voorschotbetaling voor de overige diensten) dient voorafgaand aan het evenement op de rekening van verhuurder te zijn bijgeschreven. Het staat verhuurder vrij om haar verplichting, het terrein aan huurder ter beschikking te stellen, op te schorten indien en voor zover huurder niet tijdig en/of volledig aan deze voorwaarden voldoet. Dit heeft geen gevolgen voor de uit het contract voortvloeiende verplichtingen van huurder.

Na afloop van het evenement ontvangt de huurder een eindafrekening van aanvullende diensten en leveringen en naheffingen. De betaaltermijn bedraagt 14 dagen te rekenen vanaf de datum van eindfactuur.

De betalingsverplichting van huurder betreft:

- de huurprijs;
- de vergoeding voor bijkomende leveringen en diensten;
- overige overeengekomen afspraken;
- eventueel afgenomen overnachtingen en toeristenbelasting.

**NA BEVESTIGING **

Indien huurder in aanvulling op de offerte of overeenkomst een aanvullende dienst wordt gevraagd, geldt dit als een aanbod van huurder in aanvulling op de offerte of overeenkomst. Met de bevestiging door verhuurder komt een aanvullende overeenkomst tot stand. Huurder kan een nieuwe versie van het kostenoverzicht opvragen bij de contactpersoon van verhuurder. Met het vragen van een aanvullende dienst gaat huurder akkoord met de aan die dienst verbonden kosten, welke uiterlijk bij de eindfactuur in rekening zullen worden gebracht.

ANNULERING

Bij annulering van een (of meerdere) boeking(en) na totstandkoming van de overeenkomst is huurder annuleringskosten verschuldigd. Deze annuleringskosten bedragen. 

  1. in geval van annulering tot uiterlijk 90 dagen vóór uitvoeringsdatum: 50% van de overeengekomen huurprijs;​​​
  2. in geval van annulering in de periode liggend tussen 90 dagen en 30 dagen vóór uitvoeringsdatum: 75% van de overeengekomen huurprijs;
  3. in geval van annulering in de periode binnen 30 dagen vóór uitvoeringsdatum: 100% van de overeengekomen huurprijs;
  4. indien verhuurder annuleringskosten moet betalen aan derden (bijvoorbeeld in verband met annulering van personeel, catering en ingehuurde materialen) worden deze kosten in aanvulling op voornoemde annuleringskosten een-op-een aan huurder doorbelast.

    Partijen spreken af dat huurder zich niet op overmacht of onvoorziene omstandigheden kan beroepen. Met het ondertekenen van de overeenkomst is huurder een betalingsverplichting aangegaan. Overeenkomsten of evenementdagen kunnen alleen schriftelijk worden geannuleerd. Voor de berekening van de annuleringskosten wordt de datum van ontvangst van het schriftelijke annuleringsbericht als uitgangspunt genomen.

Verhuurder is bevoegd bij niet nakoming van enige verplichting uit deze voorwaarden en tevens bij niet-nakoming van enige wettelijke voorschriften door huurder de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen. Verhuurder is eveneens bevoegd de overeenkomst onmiddellijk op te zeggen ingeval van faillissement, surseance van betaling of staking of overdracht van de onderneming van huurder.

VERGUNNINGEN

Met het ondertekenen van de overeenkomst bevestigt huurder dat zij kennis heeft genomen van de bepalingen in de omgevingsvergunning (welke als bijlage aan de overeenkomst wordt toegevoegd). De daarin aan verhuurder opgelegde eisen gelden voor huurder.

**DRANK- EN HORECAWETVERGUNNING **

Indien huurder niet samenwerkt met één van de vaste cateraars van verhuurder, dan verplicht huurder zich er toe om uiterlijk 21 dagen voor aanvang van het evenement de naam van het door haar in te schakelen cateringbedrijf alsmede de naam, geboortedatum en BSN-nummer van de leidinggevende van het in te schakelen cateringbedrijf aan verhuurder door te geven. 

**DUUR VAN DE HUURPERIODE / BOUW- EN BREEKDAGEN **

De huurperiode wordt in de overeenkomst aangegeven. Een huurdag gaat in om 10.00 uur ’s ochtends en eindigt de daaropvolgende nacht om 23.00 uur. Als voor een meerdaagse periode wordt gehuurd vangt de eerste huur dag aan om 10.00 uur ’s ochtends en loopt de huurperiode af om 23.00 uur volgend op de laatste huurdag. Hiervan mag uitsluitend afgeweken worden in overleg met verhuurder. Afwijkingen van deze tijden zijn alleen geldig indien ze schriftelijk zijn vastgelegd.

Indien een evenement buiten de huurperiode op- en/of afgebouwd moet worden, kan verhuurder hiervoor extra kosten in rekening brengen op basis van de dan geldende tarieven voor bouw- en breekdagen.

BEZOEKERSAANTALLEN

Voor publiek toegankelijke evenementen dient huurder uiterlijk vóór de totstandkoming van de overeenkomst te informeren over het aantal te verwachten bezoekers van het evenement. Huurder is verantwoordelijk voor het bijhouden van het bezoekersaantal.

De vergunning omschrijft het algemeen geldende maximumaantal personen op de locatie. Afhankelijk van de door de huurder ingebrachte inrichting en indeling van de ruimtes kan een afwijkend maximum worden vastgesteld dat bindend is. Een accurate opgave van het bezoekersaantal moet tijdens het evenement te allen tijde opvraagbaar zijn door de locatiemanager. Bij overschrijding kan de locatiemanager de activiteiten doen staken, zonder dat verhuurder daarvoor aan huurder een vergoeding verschuldigd is of anderszins schadeplichtig is, zulks onverminderd de rechten van verhuurder op schadevergoeding.

OPLEVERING

Huurder verklaart het gehuurde voldoende te kennen en te aanvaarden in de staat waarin het zich bevindt. Zonder voorafgaande toestemming van verhuurder mag huurder geen wijzigingen aanbrengen in het gehuurde. Klachten ten aanzien van (de staat van) het gehuurde dienen onverwijld aan verhuurder te worden medegedeeld. Huurder dient haar klacht voorafgaand aan het evenement te bevestigen op schrift (waaronder e-mail), bij gebreke van een dergelijk bevestiging wordt een eventuele klacht geacht te zijn opgelost.

Alle door de huurder ingebrachte materialen dienen tijdens de huurperiode te worden afgevoerd, tenzij anders overeengekomen. Indien dit niet gebeurt, zal de verhuurder aan de huurder het tarief van een extra breekdag, volgens de dan geldende tarieven, in rekening brengen, ongeacht en onverminderd het recht van verhuurder om vergoeding van alle eventuele (gevolg)schade te vorderen.

Na afloop van de huurperiode dienen het terrein, de tenten en bouwwerken opgeleverd te worden in dezelfde staat als bij aanvang van de huurperiode, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Verhuurder verzorgt een eindschoonmaak van het gehuurde. De eindschoonmaak betreft het vegen van de binnen- en buitenruimtes, het afstoffen van de blauwe en groene ruimte en het reinigen van sanitair. Huurder dient de vloer vrij te maken van afval (bekers, slingers, papier etc.) Indien de vloer niet vrij is, of in geval van ernstige vervuiling, brengt verhuurder extra schoonmaakkosten in rekening. Bij afwijking van het overeengekomen oplevertijdstip van het gebouw worden extra kosten in rekening gebracht.

AANSPRAKELIJKHEID 

Verhuurder is tegenover huurder niet aansprakelijk voor eventuele door huurder te lijden (gevolg)schade als gevolg van werkzaamheden of andere activiteiten op het (buiten)terrein. Waar mogelijk zal verhuurder huurder vooraf van geplande werkzaamheden op de hoogte brengen. Verhuurder heeft het recht om de huur van een of meer evenementen kosteloos en zonder vergoeding van enige schade te annuleren in verband met werkzaamheden aan het gehuurde of een andere invulling aan het gehuurde. Verhuurder dient een annulering op deze grond uiterlijk negen maanden voor de eerste huurdag met betrekking tot het evenement aan huurder kenbaar te maken.

Huurder is zelf verantwoordelijk en aansprakelijk voor de gang van zaken op haar evenement. Huurder dient te zorgen voor de veiligheid van haar evenement, haar bezoekers, de eigendommen van huurder (inclusief door huurder gehuurde goederen) en de eigendommen van de bezoekers van het evenement. Huurder dient zich adequaat te verzekeren tegen risico’s van deze aard. Verhuurder is jegens huurder niet aansprakelijk voor schade aan of vermissing van eigendommen van huurder (inclusief door huurder gehuurde goederen) en eigendommen van bezoekers van het evenement van huurder. Huurder vrijwaart verhuurder (en aan haar gelieerde personen) van aanspraken van derden die stellen enige schade te hebben geleden ten gevolge van of in verband met het evenement van huurder.

Huurder neemt de volle verantwoordelijkheid voor het naleven van de vergunning en eventueel andere vanwege de gemeente of het gezag gestelde eisen. Indien vanwege het evenement van huurder wordt gehandhaafd jegens verhuurder, vrijwaart huurder de verhuurder van alle aanspraken en kosten die hier voor verhuurder uit voortvloeien of mee gepaard gaan (waaronder begrepen het opleggen van (bestuurlijke) boetes).

Huurder is voorts aansprakelijk alle schade aan het gehuurde die tijdens de huurperiode is ontstaan, alsmede voor schade aan of vermissing van eigendommen van verhuurder en/of een van haar partners (waaronder mede begrepen de aanwezige technieksets, ongeacht of deze worden gebruikt).

Huurder dient zich en het evenement voor voorgaande risico’s adequaat te verzekeren, huurder dient zich ervan te vergewissen dat de verzekering voldoende dekking biedt gedurende de gehele huurperiode. Behoudens opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van leidinggevend personeel van verhuurder, is verhuurder niet aansprakelijk voor diefstal of schade (en eventueel daaruit voortvloeiende (gevolg)schade) voortkomend uit gebreken van de gebouwen of schade veroorzaakt door derden.

Behoudens opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van leidinggevend personeel van verhuurder, is verhuurder niet aansprakelijk voor letsel toegebracht aan huurder, personen in dienst van of werkend voor huurder, leveranciers en derden (waaronder bezoekers van het evenement), al dan niet veroorzaakt vanwege de ondeugdelijkheid van de door verhuurder ter beschikking gestelde en/of verhuurde zaken.

Verhuurder is niet aansprakelijk indien verhuurder het gehuurde niet ter beschikking kan stellen aan huurder, als gevolg van omstandigheden die buiten haar directe invloedssfeer liggen. Voor zover de wet dit toestaat, kan huurder zich evenmin beroepen op gebreken aan of in het gehuurde, te meer aangezien huurder genoegzaam bekend is met de staat en eigenschappen van het gehuurde. Huurder kan in geval van een gebrek of een tekortkoming aan de zijde van verhuurder geen aanspraak maken op huurprijsvermindering of verrekening. Huurder doet voorts afstand van een eventueel opschortingsrecht.

Verhuurder is niet aansprakelijk voor goederen, diensten of werkzaamheden die door derde partijen aan verhuurder worden geleverd dan wel die verhuurder door derde partijen laat verrichten (ook indien deze via verhuurder worden gefactureerd). Op goederen, diensten of werkzaamheden geleverd of uitgevoerd door derde partijen, zijn (ook jegens huurder) de algemene voorwaarden van deze derde partijen van toepassing. Verhuurder zal deze voorwaarden op verzoek aan huurder toezenden. Voor zover verhuurder toch aansprakelijk zou zijn voor het handelen van deze derden, is het bedrag van de te vergoeden schade beperkt tot het bedrag dat verhuurder op deze derde heeft kunnen verhalen. In alle gevallen geldt dat verhuurder uitsluitend aansprakelijk kan worden gehouden voor directe schade aan de zijde van huurder. Verhuurder is nimmer gehouden enige gevolgschade (waaronder bijvoorbeeld begrepen gemiste inkomsten en gederfde winst ten gevolge van het niet-doorgaan van een evenement) aan huurder te vergoeden. De hoogte van de te vergoeden schade is beperkt tot het bedrag dat de verzekering van verhuurder in het betreffende geval uitkeert (vermeerderd met het eigen risico). Indien verhuurder voor het betreffende voorval niet is verzekerd, of indien de verzekering om welke reden dan ook geen dekking biedt, is de hoogte van de schade beperkt tot de hoogte van de huur van de locatie voor de dag waarop het voorval zich heeft voorgedaan. Huurder staat ervoor in dat zij deze beperking van de aansprakelijkheid ten behoeve van verhuurder ook oplegt aan haar groepsmaatschappijen, personeel en door huurder ingehuurde partijen.

ROUTE EN PARKEREN

Voorwaarden m.b.t parkeren

Laden en lossen kan op het terrein geschieden en wordt gecoördineerd door de locatiemanager of productieleider van huurder.

**RELEVANTE DOCUMENTEN **

Van de overeenkomst maken deel uit:
- Offerte en bevestiging voor ondertekening
- Algemene Voorwaarden Camp Common Grounds 
- (Omgevings)vergunning Camp Common Grounds

In een productiemeeting kunnen bindende afspraken worden gemaakt die afwijken van de Algemene voorwaarden Camp Common Grounds, maar enkel wanneer deze op schrift zijn gezet en ondertekend door beide partijen.

**ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING **

Indien en voor zover huurder in het kader van de overeenkomst met verhuurder persoonsgegevens verstrekt, zal huurder ervoor instaan dat zij bij het verschaffen van die persoonsgegevens voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

COMMUNICATIE AFSPRAKEN

Huurder hanteert in alle uitingen de correcte naam van verhuurder: Camp Common Grounds. · Huurder vermeldt, verwijst en/of tagged verhuurder minimaal één keer via sociale media aangaande het evenement: 

Instagram: @camp.commongrounds #campcommongrounds
LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/camp-common-grounds

Huurder stelt na afloop van het evenement video- en fotomateriaal van het evenement ter beschikking voor het beeldarchief van Camp Common Grounds. Graag ontvangt Camp Common Grounds na afloop van het event een selectie met beeldmateriaal.

Na afloop van het evenement stelt huurder persartikelen en -registratie over het evenement beschikbaar aan verhuurder. Huurder geeft (de foto- of videograaf van) verhuurder toegang tot het evenement om footage vast te leggen en te gebruiken voor archief of promotionele doeleinden.

**RECHTS- EN FORUMKEUZE **

Op deze voorwaarden is en de overeenkomst tussen verhuurder en huurder is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die verband houden met of voortvloeien uit deze voorwaarden of de overeenkomst tussen verhuurder en huurder worden voorgelegd aan de rechtbank Amersfoort.